KENNISARTIKEL – ZAKELIJK BELLEN
Een VoIP centrale instellen
Over keuzemenu’s, wachtrijen, welkomstboodschappen en meer
Een VoIP centrale instellen is het besluiten over de digitale ruggengraat van je zakelijke telefonie. Maar hoe zorg je dat bellers altijd op de juiste plek terechtkomen? En dat op ieder moment van de dag?
De wijze van je VoIP centrale instellen, bepaalt de eerste indruk die je bedrijf maakt — en of een klant geduldig blijft wachten of ontevreden ophangt.
1. Openingstijden en bereikbaarheid
Kan ik mijn openingstijden instellen in mijn VoIP-centrale?
Ja, je stelt jouw VoIP-centrale in wanneer je bereikbaar bent. Denk aan reguliere kantooruren, maar ook aan uitzonderingen zoals lunchpauzes, feestdagen en vakantieperiodes. Dat zorgt dat bellers buiten kantooruren automatisch worden doorgestuurd naar een voicemail of een alternatief nummer — zo mis je nooit meer een belangrijke lead.
Hoe configureer ik afwijkingen in werkuren met mijn VoIP-centrale?
Per groep of afdeling kunnen aparte openingstijden ingesteld worden. Gewone klanten kunnen dan een boodschap achterlaten, maar de monteurs blijven bereikbaar. De meeste VoIP-platforms ondersteunen meerdere tijdsschema’s naast elkaar, zodat de receptie op andere tijden bereikbaar is dan bijvoorbeeld de technische dienst of de backoffice.
Waarom moet ik bereikbaarheid van mijn VoIP-centrale testen?
Door je eigen nummer op verschillende momenten te bellen voorkom je dat klanten op het verkeerde moment in een wachtrij komen te staan. Bel na het instellen van je tijdsregels bijvoorbeeld tijdens openingstijden, vlak voor sluitingstijd en op een feestdag.
2. De eerste indruk — welkomstboodschappen
Hoe stel ik een heldere en professionele begroeting in?
Gebruik een duidelijke, vriendelijke tekst die de naam van je bedrijf bevat. Je kan dit door iemand uit je team laten doen – dat komt vaak heel sympathiek over – maar een stemacteur is natuurlijk ook mogelijk.
Maak een lijst van ingesproken functies, “Toets 1 voor…”, “een moment geduld graag” etc. en gebruik die door de hele telefooncentrale. Bij budgetphone kan je voor ieder moment een passende prompt inspreken of uploaden.
Hoe verbeter ik de kwaliteit van mijn welkomstboodschap?
Een professioneel ingesproken boodschap maakt een wereld van verschil ten opzichte van een computerstem. Investeer in een opname door een professionele voice-over, of zorg dat een medewerker met een heldere dictie de tekst inspreekt in een stille ruimte. Let op het volume, de snelheid en de toon — te snel of te monotoon wekt irritatie.
Hoeveel verschillende openingsboodschappen neem ik op voor mijn VoIP-centrale?
Gebruik twee aparte welkomstbood-schappen: één voor tijdens kantooruren (“Welkom, we verbinden u direct door”) en één voor buiten openingstijden (“Ons kantoor is momenteel gesloten…”). De tweede boodschap vermeldt idealiter je openingstijden en biedt een alternatief, zoals een voicemail-optie of een e-mailadres voor dringende zaken.
3. Wachtrijen en keuzemenu's instellen voor VoIP centrale instellen
Hoe richt ik wachtrijen in in mijn VoIP-centrale?
Een wachtrij houdt bellers vast totdat een agent beschikbaar is. Stel een maximale wachttijd in en kies een verdeelstrategie: round-robin verdeelt gesprekken gelijkmatig, terwijl langst vrij de medewerker pakt die het minst recent gebeld heeft.
Voeg periodiek een wachtbericht in om bellers te informeren en afhaken te voorkomen.
Wat is een logisch keuzemenu (IVR)?
Een keuzemenu — ook wel IVR (Interactive Voice Response) genoemd — stuurt bellers naar de juiste afdeling.
Houd het overzichtelijk (maximaal vier à vijf opties per niveau), gebruik begrijpelijke taal (“toets 1 voor verkoop, toets 2 voor technische support”) en zorg voor een vangnet-optie (“toets 0 om met een medewerker te spreken” voor bellers die er niet uitkomen).
Hoe combineer ik menu’s met onze tijdsregels?
Koppel je IVR aan je openingstijden. Buiten kantooruren hoeft een beller geen keuze te maken als er toch niemand beschikbaar is — stuur hem dan direct naar een voicemail per afdeling. Bij Budgetphone stel je voor binnen en buiten kantooruren aparte routeringen in.
FAQ
1. Kan ik per afdeling aparte openingstijden instellen in mijn VoIP-centrale? Ja. Per groep of afdeling kun je aparte tijdsschema’s instellen. Zo kunnen klanten buiten kantooruren een boodschap achterlaten, terwijl bepaalde medewerkers — zoals monteurs of een technische dienst — gewoon bereikbaar blijven. De meeste VoIP-platforms, waaronder budgetphone, ondersteunen meerdere tijdsschema’s naast elkaar.
2. Hoe zorg ik voor een professionele welkomstboodschap? Gebruik een duidelijke, vriendelijke tekst die de naam van je bedrijf bevat. Een menselijke stem werkt beter dan een computerstem — laat een medewerker met een heldere dictie de tekst inspreken in een stille ruimte, of investeer in een professionele voice-over. Let op volume, snelheid en toon: te snel of te monotoon wekt irritatie. Bij budgetphone kun je voor ieder moment een passende boodschap inspreken of uploaden.
3. Hoeveel welkomstboodschappen heb ik nodig? Minimaal twee: één voor tijdens kantooruren en één voor buiten openingstijden. De boodschap buiten kantooruren vermeldt idealiter je openingstijden en biedt een alternatief, zoals een voicemailoptie of een e-mailadres voor dringende zaken. Zo weet een beller altijd waar hij aan toe is, ook als er niemand beschikbaar is.
4. Hoe richt ik een keuzemenu in dat bellers niet afschrikt? Houd het overzichtelijk met maximaal vier à vijf opties per niveau en gebruik begrijpelijke taal, zoals “toets 1 voor verkoop, toets 2 voor technische support”. Zorg altijd voor een vangnetoptie waarmee bellers direct een medewerker kunnen bereiken. Koppel het keuzemenu aan je openingstijden: buiten kantooruren stuur je bellers direct naar de voicemail van de juiste afdeling, zonder dat ze eerst een keuze hoeven te maken.
5. Hoe weet ik of mijn VoIP-centrale goed is ingesteld? Test je eigen nummer op verschillende momenten: tijdens openingstijden, vlak voor sluitingstijd en op een feestdag. Zo ontdek je of bellers op het juiste moment in de juiste wachtrij of bij de juiste afdeling terechtkomen. Omdat wijzigingen in een cloudgebaseerde VoIP-centrale realtime ingaan, kun je gerust experimenteren en stap voor stap optimaliseren op basis van wat écht werkt.
6. Andere vragen?
Meer veelgestelde vragen en antwoorden kan je vinden op de hulp-pagina.